各市州住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局、湘江新區(qū)開發(fā)建設(shè)局,各有關(guān)單位:
根據(jù)《住房城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于新形勢下進一步加強城市建設(shè)檔案管理工作的通知》(建辦規(guī)〔2024〕1號)文件精神,省廳統(tǒng)籌推進全省數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作,依托省工程建設(shè)項目審批管理系統(tǒng)(以下簡稱工改系統(tǒng))和工程項目動態(tài)監(jiān)管平臺(以下簡稱動態(tài)監(jiān)管平臺),開發(fā)了工程建設(shè)項目分階段數(shù)字化歸檔驗收功能模塊(以下簡稱歸檔驗收模塊),推進全省在建和增量房建和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項目實現(xiàn)線上分階段數(shù)字化歸檔驗收,自2025年1月1日起在全省范圍內(nèi)開展試運行工作,現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下:
一、登錄方式。“歸檔驗收模塊”集成在工改系統(tǒng)和動態(tài)監(jiān)管平臺中,有關(guān)單位在登錄工改系統(tǒng)或動態(tài)監(jiān)管平臺后,可直接點擊“歸檔驗收模塊”進入。
二、主管部門操作渠道。原工改系統(tǒng)審批端中的“聯(lián)合驗收-檔案驗收”模塊功能及賬號權(quán)限關(guān)閉,相關(guān)功能現(xiàn)已調(diào)整至動態(tài)監(jiān)管平臺。各級住房城鄉(xiāng)建設(shè)局、城建檔案館(以下簡稱主管部門)應當填寫主管部門賬號申請表,由市州主管部門統(tǒng)一收集審核后,集中報省廳數(shù)字城建檔案中心申請“動態(tài)監(jiān)管平臺-歸檔驗收模塊”主管賬號權(quán)限,登錄動態(tài)監(jiān)管平臺按流程進行操作(詳見附件1)。
三、建設(shè)單位操作渠道。保留建設(shè)單位通過工改系統(tǒng)申報端現(xiàn)有“聯(lián)合驗收-檔案驗收”功能申請檔案驗收的操作渠道。項目建設(shè)過程中,建設(shè)單位應根據(jù)數(shù)字化歸檔驗收內(nèi)容和要求,及時通過工改系統(tǒng)進入“歸檔驗收模塊”,并按要求補充上傳項目相關(guān)的數(shù)字檔案文件。
四、數(shù)字化歸檔驗收內(nèi)容。數(shù)字化歸檔驗收的內(nèi)容根據(jù)《湖南省房屋建筑和市政工程類數(shù)字化歸檔與數(shù)據(jù)采集標準》(可在廳官網(wǎng)下載),已經(jīng)在“歸檔驗收模塊”中進行了預設(shè)置,建設(shè)單位可根據(jù)系統(tǒng)預設(shè)置內(nèi)容,按要求上傳有關(guān)數(shù)字檔案文件。在試運行過程中,各級主管部門也可根據(jù)項目實際情況,在歸檔驗收模塊中增加或核減需要歸檔和采集的文件。標準中已規(guī)定必須歸集的數(shù)字檔案文件需要核減的,主管部門應在系統(tǒng)中備注核減理由。
五、分階段數(shù)字化歸檔驗收流程。主管部門可使用“動態(tài)監(jiān)管平臺-歸檔驗收模塊”中的“分階段預驗收”和“一鍵歸檔”功能模塊進行分階段數(shù)字化歸檔驗收工作。具體流程詳見附件2:增量項目分階段數(shù)字化歸檔驗收流程圖。
“歸檔驗收模塊”中“分階段預驗收”功能,用于項目各階段推進過程中提前開展數(shù)字檔案檢查和歸集工作。各級主管部門應當在“歸檔驗收模塊”中及時關(guān)注有關(guān)在建項目進展情況,項目進入下一階段時應主動使用“分階段預驗收”功能,對之前階段歸集的數(shù)字檔案進行檢查。對資料不齊的,系統(tǒng)發(fā)送短信提醒建設(shè)單位補齊有關(guān)資料。預驗收功能不影響項目正常審批流程,項目推進過程中,分階段預驗收可反復多次操作。
“歸檔驗收模塊”中“一鍵歸檔”驗收功能,用于項目聯(lián)合驗收時實現(xiàn)智能化、便捷化審批。當項目進入竣工驗收階段,建設(shè)單位在工改系統(tǒng)申報聯(lián)合驗收審批事項后,系統(tǒng)將推送信息并以短信形式提醒審批部門。各級主管部門應在規(guī)定審批時限內(nèi)使用“一鍵歸檔”功能,完成數(shù)字檔案驗收。對之前各階段已經(jīng)通過“分階段預驗收”的,可以“一鍵”進行線上檔案驗收,同時系統(tǒng)短信通知建設(shè)單位在規(guī)定時限內(nèi)提交紙質(zhì)檔案。之前各階段未通過“分階段預驗收”的,應當先進行預驗收。
六、反饋意見。功能試運行期間,各級住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門、城建檔案館、建設(shè)單位和有關(guān)單位或個人,可以積極聯(lián)系省廳數(shù)字城建檔案中心,提供有關(guān)意見和建議。試運行結(jié)束后,省廳將印發(fā)標準和管理辦法,對有關(guān)業(yè)務規(guī)則進一步規(guī)范。
意見和建議反饋聯(lián)系人:
省數(shù)字城建檔案中心李勇88950025(傳真)
電子郵箱:zjtwzts_email@163.com
技術(shù)支持咨詢電話:
動態(tài)監(jiān)管平臺:88921215
歸檔驗收模塊:88950447
湖南省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳
2024年12月26日
附件2增量項目分階段數(shù)字化歸檔驗收流程圖
